Gestion d'une association étudiante

Cette section de la trousse pour les associations étudiantes concerne la gestion d’une association étudiante. Vous pouvez également consulter les autres sections à propos des affaires académiques, des affaires externes et sociopolitiques, des cafés étudiants, des communications, des cycles supérieurs, des finances et de la vie étudiante.

Pour toute question quant à la gestion d’une association étudiante, vous pouvez écrire à la coordination aux affaires associatives à interne@faecum.qc.ca.

Joignez-vous au groupe Facebook Présidents et Présidentes de l’UdeM ! Celui-ci est utilisé comme lieu d’échanges entre les associations étudiantes afin de pouvoir poser des questions et partager de bonnes pratiques. Le bureau exécutif l’utilise également pour publier toute information pertinente pour la gestion d’une association étudiante.

Note :  Il existe plusieurs groupes similaires pour les différents postes. Vous pouvez être membre de chacun des groupes pour recevoir toutes les informations, mais aussi vous assurer que votre exécutif se trouve sur les groupes correspondants à leur poste :

• Les ACADs de l’UdeM
• Les assos CS de l’UdeM
• Externes UdeM
• Les Comm’s de l’UdeM
• Trésoriers et trésorières de l’UdeM
• Les CVEs de l’UdeM

Participez au conseil central (CC), instance décisionnelle de la FAÉCUM qui est responsable du discours et de la planification des actions politiques de la Fédération.

TABLE DES MATIÈRES :

• Obligations annuelles
• Assemblées générales
• Affaires administratives
• Favoriser l’implication étudiante
• Services aux associations étudiantes
• Café étudiant 

OBLIGATIONS ANNUELLES :

• Services à la vie étudiante : L’association étudiante doit faire parvenir aux Services à la vie étudiante le formulaire d’identification de l’exécutif et le procès-verbal attestant l’élection des membres de l’exécutif chaque année. Les règlements généraux doivent aussi être envoyés s’ils ont été modifiés, accompagnés du procès-verbal attestant des changements. Cette mise à jour du dossier est obligatoire pour percevoir vos cotisations étudiantes. Toutes les informations sont sur le site Web des Services à la vie étudiante en cliquant sur « informations importantes ».
• Registraire des entreprises du Québec (REQ) : Chaque année, il faut s’assurer de la mise à jour des informations au REQ, généralement concernant les administrateurs élus et les administratrices élues, et de faire les modifications en cours d’année le cas échéant.
• FAÉCUM : Il est recommandé d’envoyer les coordonnées des personnes élues au sein de votre association étudiante à la coordination aux affaires associations (interne@faecum.qc.ca) à chaque renouvellement de l’exécutif. Utilisez le formulaire prévu à cet effet pour s’assurer de transmettre toutes les informations nécessaires. Note : Ceci n’est pas une obligation, mais est fortement recommandé afin de faciliter les communications entre les associations étudiantes et le bureau exécutif, notamment pour recevoir les convocations aux instances et sous-instances de la FAÉCUM. 

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES :

• Guide de procédure des assemblées délibérantes (2001) :  Cet ouvrage, aussi appelé Code Lespérance, détaille les différentes procédures d’assemblées afin de voir au bon déroulement des assemblées et des délibérations. Ce code est utilisé dans les instances de la FAÉCUM et par plusieurs associations étudiantes. Référez-vous-y pour vous familiariser avec les procédures d’assemblées, que ce soit pour participer aux instances de la FAÉCUM ou pour l’utiliser dans vos assemblées générales.
• Guide d’instance en ligne (2020) : Ce guide se veut une ressource pour les associations étudiantes lors d’organisation d’instances en ligne, telles que des assemblées générales, des séances de conseil d’administration ou toute autre instance prévue par les textes règlementaires de l’association étudiante. Note : Il est possible que les fonctionnalités varient selon la version Zoom utilisée. Contactez interne@faecum.qc.ca pour davantage de soutien.
• Présidence et secrétariat d’assemblée générale : Si vous avez besoin d’une présidence et/ou d’un secrétariat pour votre assemblée générale, vous pouvez demander à la coordination aux affaires associatives (interne@faecum.qc.ca) de vous aider ou encore publier sur le groupe Facebook Regroupement pour l’animation d’AG à l’UdeM.

AFFAIRES ADMINISTRATIVES :

• Gabarit pour les règlements généraux d’une association étudiante (2017) : Toute association étudiante souhaitant mettre à jour de ses règlements généraux ou de sa charte, ou encore en faire une refonte, peut utiliser ce gabarit ou s’en inspirer. Ceci permettra de veiller à inclure les différentes considérations légales pour bien protéger votre association étudiante et voir à son bon fonctionnement. Les articles peuvent être modifiés à votre réalité associative. Vous pouvez utiliser les services de conseils juridiques de la FAÉCUM lors de vos démarches en écrivant à juridique@faecum.qc.ca.
• Guide sur les frais institutionnels obligatoires (2016) : Ce guide résume les règles entourant les frais institutionnels obligatoires (FIO) exigés par l’Université et les unités académiques, notamment l’ajout de frais et les augmentations permises. Utilisez-le pour vous assurer que les frais exigés par votre unité académique sont conformes aux règles gouvernementales.
• Guide sur la représentation de nouveaux programmes au sein d’une association étudiante accréditée (2017) : Ce guide est destiné aux associations étudiantes accréditées qui désirent représenter de nouveaux programmes d’études. Il détaille toutes les étapes à suivre ainsi que les ressources disponibles pour y arriver.
• Guide sur la représentation de nouveaux programmes au sein d’une association étudiante reconnue (2017) : Ce guide est destiné aux associations étudiantes reconnues qui désirent représenter de nouveaux programmes d’études. Il détaille toutes les étapes à suivre ainsi que les ressources disponibles pour y arriver.
• Guide sur la création d’une association étudiante accréditée (2017): Ce guide est destiné aux étudiantes et aux étudiants non-représentés qui désirent créer une nouvelle association étudiante accréditée.  Il détaille toutes les étapes à suivre ainsi que les ressources disponibles pour y arriver.
• Guide sur la création d’une association étudiante reconnue (2017) : Ce guide est destiné aux étudiantes et aux étudiants non-représentés qui désirent créer une nouvelle association étudiante reconnue. Il détaille toutes les étapes à suivre ainsi que les ressources disponibles pour y arriver.

FAVORISER L’IMPLICATION ÉTUDIANTE :

• Favoriser l’implication étudiante, notamment celle des femmes (2019) : Ce guide regroupe une liste de bonnes pratiques permettant de favoriser l’implication étudiante, notamment celle des femmes, dans les associations étudiantes. Appliquez ces recommandations afin d’encourager vos membres à s’impliquer dans votre association.
• Prix des initiatives favorisant l’implication des femmes: Ce prix de la FAÉCUM vise à encourager les associations étudiantes à se doter d’un plan d’action pour favoriser l’implication des femmes dans leurs lieux décisionnels. Une subvention pour mettre en œuvre le plan d’action est remise à trois associations étudiantes annuellement.
• Subventions aux associations étudiantes pour des programmes de soutien à l'implication des parents-étudiants: Cette subvention vise à encourager les associations étudiantes à mettre en place un programme de compensation financière pour les parents-étudiants dans le but d'encourager et de soutenir financièrement leur implication et leur participation aux instances et aux activités de l'association étudiante.
• Reconnaissance de l’implication étudiante : Il existe plusieurs initiatives de reconnaissance de l’implication étudiante à l’UdeM. Informez votre exécutif et vos bénévoles afin que ces personnes puissent en profiter. Faites-en également la promotion auprès de vos membres afin de favoriser leur implication au sein de votre association étudiante.
  • Bourses d’implication étudiante de la FAÉCUM
  • Bourses de soutien à l’implication des parents-étudiants (pour les activités et les instances de la FAÉCUM)
  • Concours de bourses d’engagement des Services à la vie étudiante
  • Prix de reconnaissance de l’engagement étudiant de l’UdeM
  • Attribution de crédits
  • Attestation officielle
  • Relevé de l’engagement étudiant (voir ci-dessous)
• Relevé de l’engagement étudiant : Les associations étudiantes sont fortement encouragées à s’inscrire comme un milieu d’implication (organisation) au Relevé de l’engagement étudiant. Ceci permettra ensuite aux membres de votre exécutif ainsi qu’à vos bénévoles de faire reconnaitre, par l’émission d’un relevé, leurs heures d’implication bénévole et les compétences développées via cette implication étudiante. Pour toutes questions, écrivez à engagement@sae.umontreal.ca.
• Guide des bonnes pratiques entourant les processus électoraux (2021) : Ce guide porte sur les bonnes pratiques à adopter dans le cadre des processus électoraux de la FAÉCUM. Utilisez-le pour préparer vos rencontres entre votre association étudiante et les personnes candidates au bureau exécutif ou au conseil d’administration de la FAÉCUM et pour vous assurer que ces rencontres soient inclusives et respectueuses. Il peut également vous être utile pour vous inspirer de bonnes pratiques dans le cadre des élections de votre association étudiante.

SERVICES AUX ASSOCIATIONS ÉTUDIANTES :

• Soutien financier : Si votre association étudiante, votre café étudiant, vos comités ou même vos membres ont besoin de soutien financier pour des projets étudiants, vous pourriez être éligibles aux différentes bourses et subventions de la FAÉCUM ou du FICSUM (pour les cycles supérieurs) afin de bénéficier d’un soutien financier.
• Services juridiques : Les associations étudiantes peuvent bénéficier de conseils juridiques d’une personne avocate en écrivant à juridique@faecum.qc.ca. Les services incluent notamment la révision de votre charte d’une association étudiante ou de contrat.
• Services d’assermentation : Il peut vous arriver d’avoir besoin d’assermenter un document, c’est-à-dire de donner un caractère officiel au document. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours gratuitement aux services d’une personne commissaire à l’assermentation à la FAÉCUM en écrivant à assermentation@faecum.qc.ca.